Tereny podmiejskie coraz częściej stają się atrakcyjną lokalizacją dla centrów logistycznych, magazynów i innych zakładów pracy. Kiedy miejsce pracy znajduje się poza miejscem zamieszkania pracowników lub na obrzeżach miasta, pracodawcy mają możliwość zorganizować bezpłatny przewóz pracowników na teren firmy. W jaki sposób może się on odbywać?
Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstszą przyczyną organizowania przewozów pracowniczych jest sytuacja, w której pracownicy mieszkają w znacznej odległości od miejsca pracy. Choć żadne okoliczności nie zobowiązują pracodawcy do zorganizowania transportu dla pracowników jest to coraz powszechniejsze rozwiązanie wśród wielu przedsiębiorców. Przewóz pracowniczy jest bowiem dużym udogodnieniem zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.
Przewozy pracownicze – korzyści
Zorganizowany transport dla pracowników jest szczególnie popularny w większych zakładach pracy, w których charakter pracy wymaga sprawnej wymiany pracowników pomiędzy kolejnymi zmianami. W przypadku większej liczby osób przewóz pracowniczy staje się dla pracodawcy rozwiązaniem dużo bardziej opłacalnym. Jeśli pracownicy dojeżdżaliby do firmy własnym transportem lub komunikacją miejską mogłoby to wiązać się z dodatkowymi kosztami np. dofinansowania do biletów czy udostępnienia wystarczającej ilości miejsc parkingowych pod zakładem pracy.
Korzyści dla pracodawcy:
– większa liczba kandydatów – jeśli transport obejmuje trasę przebiegającą przez większą liczbę miejscowości
– pewność dotarcia pracowników do pracy na czas – brak spóźnień
– lojalność a co za tym idzie większe zaangażowanie pracowników
Korzyści dla pracowników:
– dodatkowy benefit pozapłacowy
– udogodnienie logistyczne – pracownicy nie muszą samodzielnie organizować transportu
– finansowe – niższe koszty dotarcia do miejsca pracy
– komfort psychiczny i wygoda
Przewóz pracowników do pracy – aspekty prawne
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami przewóz pracowników do pracy może odbywać się jedynie po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia. Dowóz pracowników do pracy w świetle przepisów o transporcie spełnia przesłanki przewozu regularnego specjalnego. W związku z powyższym przewoźnik realizujący tego typu usługi dla każdej linii jest zobligowany uzyskać odpowiednie zezwolenie administracyjne. Jako firma przewozowa z wieloletnim doświadczeniem dla naszych klientów uzyskujemy wszystkie konieczne zezwolenia i realizujemy przewóz pracowniczy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przewóz pracowników do pracy – wybór środka transportu
Podstawowym i oczywistym kryterium wyboru wielkości oferowanego pracownikom środka transportu do pracy jest ilość pasażerów, która codziennie na poszczególne zmiany będzie podróżować daną trasą. W zależności od długości trasy, ilości kursów czy właśnie ilości podróżujących pracowników warto zastanowić się nad optymalnym rozwiązaniem. Decydując się na zorganizowanie przewozu pracowników warto zwrócić uwagę na flotę jaką dysponuje przewoźnik. W przypadku mniejszej ilości pasażerów optymalnym rozwiązaniem mogą być busy mieszczące kilkunastu pasażerów, a obsługujące kilka alternatywnych tras. Tak, aby z różnych zakątków danego obszaru pracownicy mogli dotrzeć do pracy. W przypadku większej ilości pasażerów warto zastanowić się nad wyborem autokaru, który zmieści nawet kilkudziesięciu pasażerów.
Przewóz pracowników a czas pracy
Wielu pracodawców rozważając skorzystanie z przewozu pracowników zastanawia się nad kwestiami związanymi z rozliczaniem czasu pracy. Czy zatem przewóz pracowników wlicza się do czasu pracy? Zdecydowanie nie. Czas pracy to okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Nawet jeśli pracownicy w trakcie dojazdu do pracy spędzają czas z współpracownikami nie jest to czas wliczany do czasu pracy, ponieważ nie pełnią wówczas obowiązków służbowych. Tak samo jak dojazd do pracy własnym samochodem czy komunikacją publiczną nie jest czasem, za który pracownikowi należy się wynagrodzenie.
Kwestie podatkowe w rozliczaniu przewozu pracowników do pracy
Kolejną ważną kwestią są zagadnienia związane rozliczaniem podatku. Podstawowym przychodem ze stosunku pracy, który otrzymuje pracownik jest oczywiście jego wynagrodzenie. Co jednak w sytuacji, w której pracodawca oferuje pracownikowi szereg innych świadczeń przyznawanych cyklicznie bądź okazjonalnie? Czy przewóz pracowniczy powoduje koszt podatkowy dla firmy? Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi świadczenia pracownicze również podlegają opodatkowaniu jednak w przypadku bezpłatnych przewozów pracowniczych sytuacja jest nieco bardziej złożona. Podstawą kwestią jest tu bowiem ustalenie wartości takiego świadczenia.
W związku z tym, że pracownicy korzystają z przewozu pracowniczego na różnych odcinkach, trudno jest ocenić dokładną wartość otrzymanego świadczenia. Co za tym idzie można przyjąć, że korzystanie z bezpłatnego transportu pracowniczego nie powoduje powstania przychodu, więc nie ma konieczności jego opodatkowania. Jak podaje serwis Infor: „W sytuacji gdy nie jest możliwe ustalenie czy pracownik skorzystał z darmowego przejazdu do miejsca pracy, lub w jakim zakresie poszczególni pracownicy z niego skorzystali, nie jest możliwe ustalenie po stronie pracowników przychodu z tego tytułu. Na gruncie ustawy o PIT zasadą jest, że opodatkowaniu podlegają wyłącznie nieodpłatne świadczenia faktycznie otrzymane, a nie tylko postawione do dyspozycji.”
Czy przewóz pracowników jest opłacalny dla pracodawcy?
Według badania Randstad Award na czele czynników świadczących o atrakcyjności pracodawcy znajdowały się właśnie świadczenia dodatkowe – aż 64% badanych wskazało ten aspekt jako jeden z 5 najważniejszych. Przewóz pracowników, czyli darmowy transport do pracy jest benefitem pozapłacowym, który z roku na rok staje się coraz bardziej popularny. Zapewnia bowiem pracownikom wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Istotną korzyścią dla pracodawcy jest natomiast zwiększenie lojalności i zaangażowania pracowników. A także większa przewaga konkurencyjna oraz dostęp do szerszego rynku pracowników (również z bardziej odległych lokalizacji).
Przewóz pracowników do pracy ma wiele zalet, ale może budzić także wiele pytań i wątpliwości. Wystarczy jednak rozważyć powyższe aspekty, by dojść do wniosku, że skorzystanie z przewozu pracowników wiąże się z licznymi korzyściami zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. W dłuższej perspektywie czasu świadczenie pracownicze w postaci bezpłatnego transportu do i z pracy okazać może się korzystne z wielu względów.